Fungsi Arsip

3 min read


Fungsi Arsip

Fungsi Arsip – Membicarakan hal ini, Arsip semakin penting perannya didalam menjalani sebuah proses administrasi dalam kehidupan sehari-hari.

Arsip itu sendiri berisi berbagai macam data dan informasi yang dapat diungkap atau diingat pada saat kita membutuhkannya. Bisa dikatakan juga bahwa, arsip sangat berkaitan dengan berbagai aspek kehidupan, baik itu sebagai pelajar, pegawai ataupun sebagai masyarakat umum.

Namun, apa sih Arsip itu? Arsip adalah sebuah pusat ingatan dari seluruh aktivitas/pekerjaan yang sudah dilakukan, dimana surat yang sudah diproses berdasarkan pengelompokan yang sudah disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa jika masih dibutuhkan.

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Selain pengertian diatas, saya akan memberikan beberapa pengertian Arsip menurut para Ahli, yaitu antara lain :

  • The Liang Gie

Menurut The Liang Gie, Arsip merupakan sebuah kumpulan surat yang sudah disimpan secara sistematis karena, memiliki suatu kegunaan agar setiap kali dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan kembali.

  • Agus Sugiarto

Menurut Agus Sugiarto, Arsip merupakan sekumpulan dokumen yang disimpan secara teratur dan berencana karena, memiliki sebuah kegunaan supaya setiap kali dibutuhkan dapat cepat ditemukan kembali.

  • Drs. Ig. Wursanto (1989:2)

Menurut Drs Ig. Wursanto, Arsip adalah suatu kegiatan pengurusan atau pengaturan Arsip dengan memakai suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan cara yang mudah dan cepat jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

Pengertian Arsip di Indonesia

Sebagaimana yang sudah diatur dalam Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal 1, pengertian Arsip berbunyi sebagai berikut :

  1. Arsip merupakan naskah-naskah yang sudah dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik itu dalam keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan dari Pemerintah.
  2. Arsip adalah sebuah naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik itu dalam keadaan tunggal ataupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan.

Peran dan Fungsi Arsip

Peran arsip antara lain sebagai sumber informasi, sumber dokumentasi dan sebagai bahan bukti. Sementara itu, fungsi arsip ialah sebagai berikut:

  • Arsip berperan sebagai bahan pengingat.
  • Berperan sebagai sumbar informasi dalam menghadapi suatu permasalahan yang terjadi.
  • Berguna sebagai bahan dari penelitian karena, arsip merupakan sebuah data fakta yang autentik untuk dijadikan sebuah dasar pemikiran.
  • Berfungsi sebagai bahan bukti baik berupa tulisan atau gambaran dari suatu peristiwa yang terjadi.

Sedangkan fungsi arsip itu sendiri terbagi menjadi 2 jenis berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 pasal 2, diantaranya yaitu :

  • Arsip Dinamis

Arsip Dinamis merupakan sebuah Arsip yang digunakan secara langsung dalam penyusunan, pelaksanaan dan juga penyelenggaraannya dalam kehidupan kebangsaan.

Pada umumnya Arsip ini digunakan dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup Administrasi Negara.

  • Arsip Statis

Arsip Statis yaitu sebuah Arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan dari tugas pokok ataupun dalam penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan dalam kehidupan kebangsaan

Pada umumnya Arsip ini digunakan dalam penyelenggaraan sehari-hari dalam ruang lingkup Administrasi Negara.

Jenis Jenis Arsip

Jika dilihat dari sudut pandang hukum dan juga perundang-undangan Depkes No. 43 tahun 1971 terdapat dua jenis arsip, diantaranya yaitu :

1. Arsip Otentik

Arsip otentik merupakan sebuah Arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta, yang artinya Arsip ini bukan fotokopi atau film, arsip otentik bisa juga digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

2. Arsip Tidak Otentik

Arsip tidak otentik merupakan sebuah Arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangah asli dengan tinta, Arsip ini bisa berupa bentuk fotokopi, film dan lain sebagainya.

Tujuan Kearsipan

Berikut ini terdapat tujuan dari Kearsipan, diantaranya yaitu sebagai berikut ini :

  • Agar arsip tetap terpelihara dengan baik, teratur dan juga aman.
  • Apabila dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah dan tepat.
  • Dapat menghemat waktu dan juga tenaga.
  • Menghemat penggunaan tempat penyimpanan.
  • Menjaga isi rahasia arsip agar tetap aman.
  • Menjaga kelestarian arsip.

Nilai Guna Arsip

Nilai guna Arsip yaitu suatu Arsip yang nilainya didasari oleh manfaat kegunaannya bagi kepentingan dari penggunaan Arsip tersebut. Berikut ini terdapat dua jenis nilai dari kegunaam Arsip yaitu :

1. Nilai guna Arsip Primer

Nilai Guna Arsip jenis ini merupakan sebuah Arsip yang memiliki suatu nilai, namun masih didasari oleh kegunaannya dalam pembuatan Arsip tersebut.

Nilai guna dari Arsip jenis ini terbagi lagi menjadi beberapa jenis yang meliputi :

A. Nilai Administrasi

Nilai guna Arsip jenis ini bermakna bahwa sebuah Arsip dijadikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur persyaratan ketika ingin mengadakan suatu kegiatan.

B. Nilai Keuangan

Sebuah Arsip bisa dikatakan mempunyai nilai guna keuangan jika Arsip tersebut mengandung segala transaksi dan juga pertanggungjawaban keuangan.

C. Nilai Hukum

Suatu arsip yang dapat dikatakan mempunyai nilai guna hukum jika Arsip tersebut memberikan segala informasi yang dapat digunakan sebagai bahan pembuktian didalam bidang hukum.

D. Nilai Ilmiah dan Teknologi

Suatu arsip juga dikatakan berisi tentang data data ilmiah dan kemajuan teknologi sebagai hasil dari penelitian yang sudah dilakukan.

2. Nilai Guna Sekunder

Nilai guna jenis ini merupakan salah satu arsip yang memiliki nilai namun, masih didasari oleh kegunaannya dalam kepentingan perusahaan ataupun umum.

Nilai guna jenis ini masih terbagi lagi menjadi bebebrapa jenis yang meliputi:

A. Nilai Kebuktian

Nilai guna ini berfungsi untuk menunjukkan sebuah fakta atau keterangan yang dapat digunakan ketika ingin menjelaskan perihal pendirian sebuah instansi, bahkan nilai ini juga menjelaskan hasil dari tugas dalam setiap kegiatan yang sudah dilakukan.

B. Nilai Informational

Nilai guna ini merupakan sebuah Arsip yang didalamnya berisi tentang segala macam kepentingan bagi penelitian dan juga sejarah.

Apa yang dimaksud dengan Kearsipan?

Kearsipan adalah sebuah aktivitas/kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip-arsip dinas ataupun pribadi.

Apa yang dimaksud dengan Arsip?

Arsip adalah sebuah pusat ingatan dari seluruh aktivitas/pekerjaan yang sudah dilakukan.

Undang-undang nomer berapa yang berisi tentang Ketentuan pokok Kearsipan?

Undang-Undang No.7 tahun 1971, Bab I pasal 1.

Demikian pembahasan artikel kali ini, semoga bermanfaat dan menjadi pengetahuan baru bagi kita semua.

Artikel Terkait Lainnya :